Bedarfsermittlungs- und Bestellprozess für Werbemittel eines Konzerns digitalisiert

Den lokalen Händler günstig, schnell und mit der richtigen Anzahl an Marketingmaterialien in der richtigen Qualität und nach CI-Vorgaben zu versorgen, ist eine Herausforderung. Erst eine große Menge an Materialien führt zu günstigen Stückkosten und macht die Produktion vieler Werbemittel teilweise auch erst möglich. Werden die Mengen zu hoch geschätzt, profitiert man von günstigen Preisen, muss aber eine große Menge nicht benötigter Materialien im Anschluss vernichten. Wird die Menge zu niedrig geschätzt, kann die Maßnahme nicht effektiv ausgespielt werden und der Stückpreis ist deutlich teurer.

Die Ausgangssituation

Um das Problem der Bedarfs­ermittlung zu lösen, setzen viele auf die manuelle Befragung. Mühsam werden die einzelnen Standorte per E-Mail mit Excel­tabellen im Anhang abgefragt. Anschließend werden die Bestelldaten zusammengeführt und teilweise entstehen dabei Rückfragen oder Unstimmigkeiten. Bei diesem Prozess ist es schwierig, weiter­führende Informationen über die Marketing­materialien weiter­zugeben sowie über Änderungen oder den Status zu informieren.

Die Lösung

Die Produktion von Marketingmaterialien war lange unser Kerngeschäft. Häufig wurden wir dabei mit sich ändernden Mengen oder Lieferadressen im Be­schaf­fungs­prozess konfrontiert. Unsere Kunden­berater hinterfragen die bestehenden internen Prozesse bei unseren Kunden ständig. Aus diesem Feedback heraus haben wir mithilfe einer B2B-Shoplösung die standortübergreifende Bedarfs­ermittlung von Stückzahlen zur zentralen Beschaffung von Marketingmaterialien auf ein maximales Effizienzlevel bringen können.

Das Resultat

Die B2B-Shoplösung zur Bedarfs­ermittlung von zu produzierenden Stück­zahlen ermöglicht es nun diese je Kampagne bei einzelnen Teil­nehmern durchzuführen. Zudem bekommen die Teilnehmer weiterführende Infor­mationen zu den Materialien sowie Bilder oder Videos. Für eine höhere Attraktivität des Systems haben wir eine Sortiments­ergänzung um ständig verfügbare kompatible Standard­artikel vorgenommen. Die zentrale Einlagerung aller Materialien, ein bedarfs­orientierter Bestell­prozess für Stückzahlen im Einzel­fall und ein automatisierter Logistik- und Abrechnungs­prozess sichert die schnelle Verfügbarkeit und ein einfaches Handling vor Ort. Diese Prozesse werden komplett von unserem Medien­logistik-Team gesteuert. Ein Reporting-Dashboard für alle Teilnehmer auch für die Marketing­abteilung bietet eine Übersicht über die Verwendung der Werbemittel bzw. deren Produktions- oder Lieferstatus. Dadurch sinkt der Steuerungsaufwand einer Kampagne in der Marketing­abteilung deutlich, bei steigendem Output an Materialien bei gleichzeitig geringeren Stückkosten.

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Einblick in die Verwendung von Marketingmaterialien

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Manuel Kohler
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