Online Proofing im Marketing:
Das Tool für vereinfachte Feedback- und Review-Prozesse in deinem Team

Was ist Online Proofing?

Online Proofing ist die webbasierte Abstimmung und Freigabe (Approval) von Inhalten in einem Software-Tool. Online Proofing Software, oder auch „Abstimmungs- und Freigabesoftware“ genannt, ermöglicht es Marketingfachleuten, Assets (Content wie Texte, Bilder, Ton- oder Film-Dateien und Dokumente) einfacher zu teilen und Rückmeldungen oder Freigaben zu einem Asset schneller einzuholen. Die Online Proofing Plattform stellt eine Verbesserung gegenüber herkömmlichen Ad-hoc-Methoden wie E-Mail, händisch eingetragenen Korrekturen in Datei-Ausdrucken oder Gesprächen auf dem Flur dar. Der Hauptvorteil des Online Proofings gegenüber diesen traditionellen Methoden ist das zentralisierte Feedback, das die Arbeit an Projekten im Team mit mehreren Personen viel effektiver und präziser macht.

Die meisten Marketingtechnologien sind wegen ihrer hohen Kostspieligkeit nur größeren Unternehmen vorbehalten. Online Proofing Systeme dagegen haben sich als kosteneffizienteste Komponente der MarTech behauptet, wenn sie als eigenständiges Tool angeboten werden.

Welches Potenzial steckt im Online Proofing?

Durch den Einsatz von Online Proofing sparst du in der Woche 10 Stunden Zeit. Bei einer durchschnittlichen Marketingabteilung wären dies ca. 145 Stunden pro Woche. Dies erreichst du hauptsächlich durch besseres Feedback-Management, klarere Korrekturanweisungen und den Einsatz nur eines modernen Abstimmungstools.

Spiele Medieninhalte 56 % schneller aus. Dabei erhältst du den größten Effizienzgewinn durch die Zentralisierung der Arbeit, die Automatisierung des Freigabeprozesses und die Integration von Projektmanagement-Software. Beide Themen sollten von einem guten Online Proofing Tool berücksichtigt werden.

Arbeite im Team mit höchster Effizienz zusammen an einem Projekt. Durch eine hohe Individualität der Prozesseinstellungen lassen sich alle Bedürfnisse eines Teams erfüllen. Lade eine Datei bzw. ein Asset ins Tool, steuere, wer wann das Projekt zur Überprüfung erhält, und tausche dich schnell live im Projekt über wichtige Punkte aus. Das Ganze entweder in der Privat-Funktion oder öffentlich.

Vereinfacht die Einhaltung von internen Audits. Das zentralisierte Arbeiten und die Dokumentation aller Vorgänge gibt komplette Transparenz bei Auditierungen. Alle Kommentare, Änderungswünsche und Freigaben sind eindeutig einem Projekt zugeordnet und an einem Ort leicht abrufbar.

Unser Fazit

Neben den angesprochenen Hauptvorteilen einer Online Proofing Lösung ist es wichtig, auch die Auswirkungen des Status quo zu berücksichtigen. Wenn ineffiziente Prozesse unbeachtet bleiben, können diese weiterhin Folgekosten mit sich bringen. Es gilt also, nicht nur den Fokus auf ein Tool zu legen, sondern auch die Feedback- und Review-Prozesse selbst zu hinterfragen.

Online Proofing wurde als „der schnellste Gewinn in der Marketing-Technologie“ bezeichnet, vor allem wegen der einfachen Implementierung und des geringen Schulungsaufwands. Die langfristigen, greifbaren Vorteile für Unternehmen und die Nutzerinnen und Nutzer überwiegen die kurzfristigen Effekte aber bei Weitem. Online Proofing Tools steigern die Effizienz von Abstimmungs- und Approval-Prozessen deutlich und sorgen für weniger Frustration in der Arbeit an Freigabeprozessen mit mehreren Beteiligten.