Was ist Online Proofing?

Online Proofing ist die webbasierte Abstimmung und Freigabe von Inhalten in einem Software-Tool. Online Proofing Software, oder auch „Abstimmungs- und Freigabesoftware“ genannt, ermöglicht es Marketingfachleuten, Assets (Elemente wie Texte, Bilder, Ton- oder Film-Dateien und Dokumente) einfacher zu teilen und Rückmeldungen oder Freigaben zu diesen Assets schneller einzuholen. Die Online Proofing Plattform stellt eine Verbesserung gegenüber herkömmlichen Ad-hoc-Methoden wie E-Mail, händisch eingetragenen Korrekturen in Datei-Ausdrucken oder Gesprächen auf dem Flur dar. Der Hauptvorteil des Online Proofings gegenüber diesen traditionellen Methoden ist das zentralisierte Feedback, das die Arbeit an Projekten mit mehreren Personen viel effektiver und präziser macht.

Die meisten Marketingtechnologien sind wegen ihrer hohen Kostspieligkeit nur größeren Unternehmen vorbehalten. Online Proofing Systeme dagegen haben sich als kosteneffizienteste Komponente der MarTech behauptet, wenn sie als eigenständiges Tool angeboten werden.

Ein Screenshot der die Kommentarfunktion in einer Online-Proofing Software zeigt

Vorteile von Online Proofing

Stoppe die E-Mail-Flut in deinem Account

Das Durchwühlen des Posteingangs, das Hantieren mit Anhängen, das endlose Hin und Her bei Abstimmungen – stoppe das Mail-Chaos in deinem Postfach und reduziere die Anzahl der Projektmails um 80 %.

Modernes Feedback-Management

Trenne dich von E-Mail-Briefings, unsauberen Ausdrucken und anderen veralteten Tools. Zentralisiere das Feedback in einer modernen Prüf- und Freigabeplattform mit leistungsstarken Mark-up-Tools und einfacher Versionsverwaltung.

Zusammenarbeit in Echtzeit

Teile Bilder, Videos, Websites, Media-Banner, PDFs, Audiodateien und andere Inhaltstypen und prüfe sie gemeinsam mit anderen Nutzerinnen und Nutzern in Echtzeit. Bringe PrüferInnen und EntscheiderInnen problemlos zusammen und halte sie während des gesamten Abstimmungsprozesses auf dem Laufenden.

Ein Laptop mit einem überfüllten E-Mail-Postfach

Leistungsstarke Automatisierung und Übersicht

Steigere die Effizienz von Überprüfungen, indem du Prozess-Workflows mit leistungsstarker Automatisierung anlegst. Verfolge den Überprüfungsfortschritt und verbessere die Teamleistung mit Übersichts- und Analysefunktionen.

Welches Potenzial steckt im Online Proofing?

Icon einer Sanduhr als Symbol für die Zeiteinsparung von Online-Proofing
Durch den Einsatz von Online Proofing sparst du in der Woche 10 Stunden Zeit. Bei einer durchschnittlichen Marketingabteilung wären dies ca. 145 Stunden pro Woche. Dies erreichst du hauptsächlich durch besseres Feedback-Management, klarere Korrekturanweisungen und den Einsatz nur eines modernen Abstimmungstools.
Icon einer Stoppuhr als Symbol für schnellere Ausspielung von Medieninhalten
Spiele Medieninhalte 56 % schneller aus. Dabei erhältst du den größten Effizienzgewinn durch die Zentralisierung der Arbeit, die Automatisierung des Freigabeprozesses und die Integration von Projektmanagement-Software. Beide Themen sollten von einem guten Online Proofing Tool berücksichtigt werden.
Icon einer Gruppe, die eine Idee hat, symbolisiert durch eine Glühbirne
Arbeite im Team mit höchster Effizienz zusammen an einem Projekt. Durch eine hohe Individualität der Prozesseinstellungen lassen sich alle Bedürfnisse eines Teams erfüllen. Lade eine Datei ins Tool, steuere, wer wann das Projekt zur Überprüfung erhält, und tausche dich schnell live im Projekt über wichtige Punkte aus. Das Ganze entweder in der Privat-Funktion oder öffentlich.
Icon einer Lupe als Symbol für transparente Dokumentation
Vereinfacht die Einhaltung von internen Audits. Das zentralisierte Arbeiten und die Dokumentation aller Vorgänge gibt komplette Transparenz bei Auditierungen. Alle Kommentare, Änderungswünsche und Freigaben sind eindeutig einem Projekt zugeordnet und an einem Ort leicht abrufbar.

Features, die ein gutes Tool mitbringen muss!

Icon eines malenden Stifts als Symbol für intuitive Kommentar-Werkzeuge

Intuitive Kommentar-Werkzeuge

Das Hinzufügen von Korrekturanweisungen mit bewährten Markierungswerkzeugen für Zeichnungen, Textanmerkungen, Messungen und mehr sollte auch für eine Laiin oder einen Laien einfach und schnell zu bedienen sein.
Icon einer Stecknadel als Symbol dafür, dass alles an einem Ort gebündelt wird

Alles an einem Ort

Das Projekt sowie alle dazugehörigen Feedbacks und Entscheidungen sollten zentral an einem Ort verfügbar sein. Dies ist ein extrem wichtiger Bestandteil im Sinne der lückenlosen Dokumentation.
Icon von zwei Dokumenten mit V1 und V2 als Symbol für transparente Versionierung

Einfache Versionsverwaltung

Um Verwirrung zur aktuellen Version vorzubeugen, sollten alle Versionen gebündelt sein. Sobald eine neue Proof-Version hinzugefügt wurde, sollte das System in der Lage sein, alte Versionen zu sperren. So wird sichergestellt, dass jeder mit der neuesten Datei arbeitet.
Erinnerungen

Erinnerungsfunktion

Vergessen ist menschlich, daher kann eine Erinnerung sehr hilfreich sein, den Prozess zu beschleunigen. Der systemseitige automatische Versand von Erinnerungen ist ein nicht zu unterschätzendes Feature, um Projekte im vorgegebenen Timing abzuschließen.
Icon eines Ordners als Symbol für alle gängigen Dateitypen

Unterstützung aller Medientypen

Um nicht gezwungen zu sein, zwischen Tools wechseln zu müssen, sollten alle gängigen Datei-Typen von Dokument-, Bild-, Video- und Audioformaten unterstützt werden.
Icon eines Schilds mit Häkchen als Symbol für höchste Sicherheitsstandards

Höchste Sicherheitsstandards

Datenspeicherung auf europäischen Rechenzentren mit SOC2-Zertifizierung, sicherem Gast-Login und Crowdstrike-Schutz für deine Daten ist ein absolutes Muss.
Icon einer Gruppe, die untereinander verbunden ist

Statusübersicht

Mit einer Übersicht deiner Projekte und des jeweiligen Fortschritts fällt es leichter, Ressourcen dort einzusetzen, wo sie am dringendsten benötigt werden.
Icon einer Lupe mit einem Blitz als Symbol für den automatisierten Versionsvergleich

Automatischer Versionsvergleich

Gute Online Proofing Lösungen arbeiten mit sogenannten Auto-Compare-Funktionen. So werden Versionsunterschiede in Farb-, Bild- und Textversionen automatisch bis auf den Pixel genau markiert, damit dir nichts durchrutscht.
Icon einer Wolke als Symbol für eine webbasierte Anwendung

Webbasierte Anwendung

Ob Laptop, Handy oder Tablet – das Software-Tool sollte es allen Teammitgliedern ermöglichen von jedem Gerät aus zusammenzuarbeiten. Bei webbasierten Lösungen melden sich die Nutzerinnen und Nutzer einfach über den Webbrowser an – ohne zusätzliche Installationen.
Icon einer Gruppe aus drei Personen als Symbol für Zusammenarbeit in Echtzeit

Zusammenarbeit in Echtzeit

Im Entstehungsprozess arbeitet man häufig einen Schritt nach dem anderen ab (Wasserfallprinzip). Wenn aber in einer Abstimmungsphase die Rückmeldung mehrerer beteiligter Nutzerinnen und Nutzer gefragt ist, sollte das Tool eine gleichzeitige Arbeit an der Datei ermöglichen.
Icon eines Buttons mit einem Blitz als Symbol

Workflow-Automatisierung

Moderne Tools nutzen zuvor definierte Auslöser wie Zeitvorgaben oder Ereignisse in den Projekten. Einmal definiert, kann mit Eintreten oder Erreichen der Fortschritt der Projekte automatisch vorangetrieben werden.​

Wir unterstützen dich bei der Digitalisierung deiner Abstimmungs- und Freigabeprozesse

Wir verstehen uns nicht als Verkäufer für eine bestimmte Softwarelösung, sondern wollen dich mit unserer jahrelangen Erfahrung im Bereich Online Proofing bei der Digitalisierung deiner Abstimmungsprozesse begleiten oder bestehende Lösungen und ihre Funktion auf den Prüfstand bringen.

Ob du Übersetzungen durch einen Markt prüfen oder einen Bauplan durch Produktmanagement und Rechtsabteilung freigeben lassen willst, spielt dabei für uns keine Rolle. Wir analysieren deine Abstimmungsprozesse und transferieren diese in die Welt des Online Proofings.
Onboarding-Sessions helfen uns im Vorfeld, um in den Dialog zu gehen und ein gemeinsames Verständnis der Möglichkeiten zu erhalten sowie deine Abstimmungsprozesse kennenzulernen. Das Gelernte wird von uns in digitale Prozessvorlagen umgesetzt, die in einer späteren Softwareimplementierung zum Einsatz kommen können.

Auch nach der Einführung einer Online Proofing Lösung begleiten wir dich als zuverlässiger Ansprechpartner und stehen dir zur Seite.

Ein Screenshot aus einer Online-Proofing Software, auf welchem zwei Versionen mittels Pixelabgleich verglichen werden

Unser Fazit

Neben den angesprochenen Hauptvorteilen einer Online Proofing Lösung ist es wichtig, auch die Auswirkungen des Status quo zu berücksichtigen. Wenn ineffiziente Prozesse unbeachtet bleiben, können diese weiterhin Folgekosten mit sich bringen. Es gilt also nicht nur den Fokus auf ein Tool zu legen, sondern auch die Abstimmungsprozesse selbst zu hinterfragen.

Online Proofing wurde als „der schnellste Gewinn in der Marketing-Technologie“ bezeichnet, vor allem wegen der einfachen Implementierung und des geringen Schulungsaufwands. Die langfristigen, greifbaren Vorteile für Unternehmen und die Nutzerinnen und Nutzer überwiegen die kurzfristigen Effekte aber bei Weitem. Online Proofing Tools steigern die Effizienz von Abstimmungsprozessen deutlich und sorgen für weniger Frustration in der Arbeit an Freigabeprozessen mit mehreren Beteiligten.

Interessiert? Ich freue mich auf deine Fragen und spannende Gespräche rund um Online Proofing!

Daniel Heinz
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Unser Ansprechpartner Rund um Innovationsmanagement: Christian Vogl