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Online Proofing im Marketing: Das Tool für vereinfachte Feedback- und Review-Prozesse in deinem Team
Viele von euch kennen es: Mehrere Beteiligte sollen die Inhalte einer Kommunikationsmaßnahme abstimmen und freigeben. Das E-Mail-Pingpong beginnt und gerade wenn das Ziel der Freigabe zum Greifen nah ist, wird im letzten Schritt noch einmal alles umgeworfen. Für viele Marketingverantwortliche ein Albtraum – muss es aber nicht sein! In diesem Artikel möchten wir dir Einblick in das Online Proofing geben. Dahinter verbirgt sich Marketing-Technologie (kurz MarTech), die Zeit und Nerven schont und spürbar Kosten senkt.
Was ist Online Proofing?
Online Proofing ist die webbasierte Abstimmung und Freigabe (Approval) von Inhalten in einem Software-Tool. Online Proofing Software, oder auch „Abstimmungs- und Freigabesoftware“ genannt, ermöglicht es Marketingfachleuten, Assets (Content wie Texte, Bilder, Ton- oder Film-Dateien und Dokumente) einfacher zu teilen und Rückmeldungen oder Freigaben zu einem Asset schneller einzuholen. Die Online Proofing Plattform stellt eine Verbesserung gegenüber herkömmlichen Ad-hoc-Methoden wie E-Mail, händisch eingetragenen Korrekturen in Datei-Ausdrucken oder Gesprächen auf dem Flur dar. Der Hauptvorteil des Online Proofings gegenüber diesen traditionellen Methoden ist das zentralisierte Feedback, das die Arbeit an Projekten im Team mit mehreren Personen viel effektiver und präziser macht.
Die meisten Marketingtechnologien sind wegen ihrer hohen Kostspieligkeit nur größeren Unternehmen vorbehalten. Online Proofing Systeme dagegen haben sich als kosteneffizienteste Komponente der MarTech behauptet, wenn sie als eigenständiges Tool angeboten werden.
Vorteile von Online Proofing
Zusammenarbeit in Echtzeit
Teile ein Asset – wie Bilder, Videos, Websites, Media-Banner, PDFs, Audiodateien und andere Content-Typen – und prüfe es gemeinsam mit anderen Nutzerinnen und Nutzern aus deinem Team in Echtzeit. Bringe PrüferInnen und EntscheiderInnen problemlos zusammen und halte sie während des gesamten Abstimmungsprozesses auf dem Laufenden.
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Welches Potenzial steckt im Online Proofing?
Zeitersparnis
Durch den Einsatz von Online Proofing sparst du in der Woche 10 Stunden Zeit. In einer durchschnittlichen Marketingabteilung wären dies ca. 145 Stunden pro Woche. Dies erreichst du hauptsächlich durch besseres Feedback-Management, klarere Korrekturanweisungen und den Einsatz nur eines modernen Abstimmungstools.
Geschwindigkeit
Spiele Medieninhalte 56 % schneller aus. Dabei erhältst du den größten Effizienzgewinn durch die Zentralisierung der Arbeit, die Automatisierung des Freigabeprozesses und die Integration von Projektmanagement-Software. Beide Themen sollten von einem guten Online Proofing Tool berücksichtigt werden.
Arbeit im Team
Arbeite im Team mit höchster Effizienz zusammen an einem Projekt. Durch eine hohe Individualität der Prozesseinstellungen lassen sich alle Bedürfnisse eines Teams erfüllen. Lade eine Datei bzw. ein Asset ins Tool, steuere, wer wann das Projekt zur Überprüfung erhält, und tausche dich schnell live im Projekt über wichtige Punkte aus. Das Ganze entweder in der Privat-Funktion oder öffentlich.
Dokumentation
Vereinfacht die Einhaltung von internen Audits. Das zentralisierte Arbeiten und die Dokumentation aller Vorgänge gibt komplette Transparenz bei Auditierungen. Alle Kommentare, Änderungswünsche und Freigaben sind eindeutig einem Projekt zugeordnet und an einem Ort leicht abrufbar.
Wir unterstützen dich bei der Digitalisierung deiner Abstimmungs- und Freigabeprozesse
Wir verstehen uns nicht als Verkäufer für eine bestimmte Softwarelösung, sondern wollen dich mit unserer jahrelangen Erfahrung im Bereich Online Proofing bei der Digitalisierung deiner Abstimmungsprozesse begleiten oder bestehende Lösungen und ihre Funktion auf den Prüfstand bringen.
Ob du Übersetzungen durch einen Markt prüfen oder einen Bauplan durch Produkt-Management und Rechtsabteilung freigeben lassen willst, spielt dabei für uns keine Rolle. Wir analysieren deine Abstimmungsprozesse und transferieren diese in die Welt des Online Proofings. Onboarding-Sessions helfen uns im Vorfeld, um in den Dialog zu gehen und ein gemeinsames Verständnis der Möglichkeiten zu erhalten sowie deine Abstimmungs- und Approval-Prozesse kennenzulernen. Das Gelernte wird von uns in digitale Prozessvorlagen umgesetzt, die in einer späteren Implementierung von Online Proofing Software zum Einsatz kommen können.
Auch nach der Einführung einer Online Proofing Lösung begleiten wir dich als zuverlässiger Ansprechpartner und stehen dir zur Seite.
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Features, die ein gutes Tool mitbringen muss!
Intuitive Kommentar-Werkzeuge
Feedback leicht gemacht: Das Hinzufügen von Korrekturanweisungen mit bewährten Markierungswerkzeugen für Zeichnungen, Textanmerkungen, Messungen und mehr sollte auch für eine Laiin oder einen Laien einfach und schnell zu bedienen sein.
Alles an einem Ort
Das Projekt sowie alle dazugehörigen Feedbacks und Entscheidungen (auch Approval genannt) sollten zentral an einem Ort verfügbar sein. Dies ist ein extrem wichtiger Bestandteil im Sinne der lückenlosen Dokumentation.
Einfache Versionsverwaltung
Um Verwirrung zur aktuellen Version vorzubeugen, sollten alle Versionen gebündelt sein. Sobald eine neue Proof-Version hinzugefügt wurde, sollte das System in der Lage sein, alte Versionen zu sperren. So wird sichergestellt, dass jeder mit der neuesten Datei arbeitet.
Erinnerungsfunktion
Vergessen ist menschlich, daher kann eine Erinnerung sehr hilfreich sein, den Review-Prozess zu beschleunigen. Der systemseitige automatische Versand von Erinnerungen ist ein nicht zu unterschätzendes Feature, um Projekte im vorgegebenen Timing abzuschließen.
Unterstützung aller Medientypen
Um nicht gezwungen zu sein, zwischen Tools wechseln zu müssen, sollten alle gängigen Datei-Typen von Dokument-, Bild-, Video- und Audioformaten unterstützt werden.
Höchste Sicherheitsstandards
Datenspeicherung auf europäischen Rechenzentren mit SOC2-Zertifizierung, sicherem Gast-Login und Crowdstrike-Schutz für deine Daten ist ein absolutes Muss.
Statusübersicht
Mit einer Übersicht deiner Projekte und des jeweiligen Review-Fortschritts fällt es leichter, Ressourcen dort einzusetzen, wo sie am dringendsten benötigt werden. Für ein effizientes Management deiner Projekte!
Automatischer Versionsvergleich
Gute Online Proofing Lösungen arbeiten mit sogenannten Auto-Compare-Funktionen. So werden Versionsunterschiede in Design-, Farb-, Bild- und Textversionen automatisch bis auf den Pixel genau markiert, damit dir nichts durchrutscht.
Webbasierte Anwendung
Ob Laptop, Handy oder Tablet – das Online Proofing Software-Tool sollte es allen Teammitgliedern ermöglichen von jedem Gerät aus zusammenzuarbeiten. Bei webbasierten Lösungen melden sich die Nutzerinnen und Nutzer einfach über den Webbrowser an – ohne zusätzliche Installationen.
Zusammenarbeit in Echtzeit
Im Entstehungsprozess arbeitet man häufig einen Schritt nach dem anderen ab (Wasserfallprinzip). Wenn aber in einer Abstimmungsphase die Rückmeldung mehrerer beteiligter Nutzerinnen und Nutzer gefragt ist, sollte das Tool eine gleichzeitige Arbeit an der Datei ermöglichen.
Workflow-Automatisierung
Moderne Tools nutzen zuvor definierte Auslöser wie Zeitvorgaben oder Ereignisse in den Projekten. Einmal definiert, kann mit Eintreten oder Erreichen der Fortschritt der Projekte automatisch vorangetrieben werden.
Unser Fazit
Neben den angesprochenen Hauptvorteilen einer Online Proofing Lösung ist es wichtig, auch die Auswirkungen des Status quo zu berücksichtigen. Wenn ineffiziente Prozesse unbeachtet bleiben, können diese weiterhin Folgekosten mit sich bringen. Es gilt also, nicht nur den Fokus auf ein Tool zu legen, sondern auch die Feedback- und Review-Prozesse selbst zu hinterfragen.
Online Proofing wurde als „der schnellste Gewinn in der Marketing-Technologie“ bezeichnet, vor allem wegen der einfachen Implementierung und des geringen Schulungsaufwands. Die langfristigen, greifbaren Vorteile für Unternehmen und die Nutzerinnen und Nutzer überwiegen die kurzfristigen Effekte aber bei Weitem. Online Proofing Tools steigern die Effizienz von Abstimmungs- und Approval-Prozessen deutlich und sorgen für weniger Frustration in der Arbeit an Freigabeprozessen mit mehreren Beteiligten.
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