Der Weg von Web-to-Print zu Web-to-Publish

Klassische Web-to-Print-Anwendungen sind bereits seit Jahren im Einsatz und helfen Anwendenden dabei, Prozesse im Druck effizient abzuwickeln. Doch Ausgabekanäle und Technologien entwickeln sich stetig weiter. Mit Self-Service-Publishing-Tools wird klassische und digitale Medienproduktion vereint. Egal, ob Druck oder Digital – du entscheidest selbst, welche Inhalte du in welcher Form ausspielen möchtest. Du hast dabei jederzeit Zugriff auf alle deine Entwürfe und kannst Daten zentral pflegen und jederzeit an deine Partner übermitteln. So behältst du stets den Überblick.

Warum Web-to-Publish das klassische Web-to-Print immer mehr verdrängt

Web-to-Print ist per se nicht neu. Wie sich bereits am Namen erkennen lässt, bezeichnet der Begriff aber ausschließlich Workflows, die benötigt werden, um für Nutzerinnen und Nutzer Produkte für den Druck zu produzieren. Im klassischen Marketing war das lange Zeit die einzige Form von Werbung. Doch Kunden und Systeme entwickeln sich weiter, so änderte sich mit der fortschreitenden Digitalisierung auch der Bedarf an weiteren Ausgabekanälen und Formen von Werbung. Mit Web-to-Publish ist es möglich, unabhängig vom Ausgabekanal, dem Werbemittel und von der Art des Mediums zu publizieren. Und das alles innerhalb eines Systems.

Eine Druckmaschine während des Druckprozesses.

Was heißt Self-Service?

Eine Self-Service-Anwendung ist eine Webseite oder ein Marketingportal, das dabei helfen soll, Prozesse oder Transaktionen ohne externe Hilfe (z. B. von Agenturen) abzuschließen. Von der Bedienung ähnelt es einem Shop-System oder einer vergleichbaren Lösung. Die heutigen Marketingprozesse erfordern immer kürzere Durchlaufzeiten und einen höheren Individualisierungsgrad aller Werbemittel – sowohl Print- als auch digitale Medien. Des Weiteren verlagert sich der Publishing-Bereich von Großauflagen im Druck zu zielgerichteten On-Demand-Produktionen. Mittels Self-Service-Publishing kannst du ad hoc akute Bedarfe abdecken und so schnell auf neue Anforderungen an dein Marketing reagieren – ohne externe Hilfe und Wartezeiten.

Eine Person bedient einen Laptop. Daneben liegen ein Notizbuch, ein Handy, ein Stift und eine Mandarine

Ausschnitt eines Tischs mit Laptop, Pflanzen und per Self-Service-Publishing erstellte Broschüre und Visitenkarten

Warum Self-Service-Publishing nutzen?

Die Kreation von Werbemitteln erfordert jahrelange Erfahrung in diversen Grafik- und Design-Tools sowie eine Ausbildung im gestalterischen oder Print-Bereich. Durch Self-Service-Publishing wird es möglich, ohne diese Anforderungen schnell und einfach Marketingmaterialien für diverse Kanäle anzufertigen.

Unabhängiges Arbeiten – Nutze die Möglichkeiten von Publishing-Tools und arbeite unabhängig von externen Partnern, wie z. B. Werbeagenturen oder einer Druckerei, ohne dafür Grafik- oder IT-Kenntnisse zu benötigen.
Zentrale Verwaltung – Behalte den Überblick über deine Marketingkampagnen und Assets. Du kannst neue Entwürfe individuell kreieren oder Vorlagen aus bestehenden Kampagnen adaptieren und so binnen weniger Sekunden neuen Content für Druck und Digital erstellen.

Funktionen in der Übersicht

Zeit- und Kostenersparnis

Die Erstellung von Marketingmaterialien auf Knopfdruck spart Zeit und reduziert Kosten.

Einfache Anwendung

Arbeite bequem im Browser und unabhängig von zusätzlicher Software oder Grafikkenntnissen.

Zentrales Daten-Management

Verwende die Nutzer-, Kunden- und Rechteverwaltung, um einen Überblick über alle Daten zu behalten.

Anbindung an externe Systeme

Es ist möglich, die bestehenden Marketing-Systeme deines Unternehmens, wie z. B. Datenbanken oder einen Shop, an das Marketingportal anbinden zu lassen.

Digital und Druck

Ob für die Produktion von Drucksachen oder für digitale Werbung – spiele Werbebotschaften in unterschiedliche Kanäle und Systeme aus.

Barcodes und vieles mehr

Kreiere Barcodes (EAN, QR etc.) automatisch innerhalb des Design-Prozesses. Immer aktuell.

Ziele von Self-Service-Publishing

In Bereichen, in denen schnell und flexibel on demand passende Werbebotschaften formuliert und ausgespielt werden müssen, z. B. für Social Media oder Messen, bieten Self-Service-Publishing-Tools eine wichtige Entlastung für Fachabteilungen. Die intuitive Anwendung ermöglicht Kundinnen und Kunden eine kosten- und zeitsparende Erstellung von benötigten Werbematerialien.

Ein weiteres wichtiges Ziel ist die Zentralisierung von Marketingaktivitäten. Gerade global agierende Unternehmen können davon profitieren. Mittels Statistik- und Tracking-Funktionen können sie jederzeit sehen, wie ihre Marketingkampagnen verwendet werden, und können ihr Marketingportfolio und ihre Marke stetig schärfen, indem sie mit den Anwendenden in Kontakt treten. Dabei ist zu jeder Zeit sichergestellt, dass die Vorlagen den unternehmenseigenen Designvorgaben für Digital- und Druck-Kanäle entsprechen.

Eine Frau hält ein Smartphone in der Hand, auf dem Instagram geöffnet ist

Warum lohnt sich Self-Service-Publishing über Web-to-Print hinaus?

Die Digitalisierung bietet immer neue Möglichkeiten, Marketing zu betreiben. Neben klassischen Kanälen wie Plakatierungen, Anzeigenschaltungen oder Flyern und Broschüren, gibt es eine Vielzahl an digitalen Ausspielungsmöglichkeiten. So verfügen Unternehmen heutzutage z. B. über einen Social-Media-Auftritt, für den regelmäßig Online-Banner erstellt werden müssen. Auch bei Anzeigen kann nicht mehr nur auf Print gesetzt werden kann. Für alle Kanäle – Digital oder Print – gilt aber: Das Erscheinungsbild des Unternehmens muss einheitlich sein und den CI-Vorgaben entsprechen.

Die gemeinnützige Organisation „Two Sides“ hat gemeinsam mit dem unabhängigen Marktforschungsunternehmen „Toluna“ eine Studie zur „Wahrnehmung der Verbraucher gegenüber Druck und Papier“ durchgeführt. Darin wurde gezeigt, dass 51 % der Verbraucherinnen und Verbraucher beabsichtigen, in Zukunft mehr Nachrichten online zu lesen, im Vergleich zu 40 % im Jahr 2019. Dennoch bleibt Druck ein wichtiges Medium. Etwa 40 % der Befragten wären besorgt, wenn Tageszeitungen verschwänden.

Die Studie zeigt, dass klassische Druck-Publikationen nach wie vor gefragt sind, Unternehmen sich bei ihrer Marketingkommunikation aber hybrid aufstellen müssen. Hierbei helfen Self-Service-Publishing-Tools, die neben klassischen Web-to-Print-Funktionen auch das Ausspielen von digitalem Content ermöglichen.

Anwendungsbeispiel von Self-Service-Publishing

Ein Beispiel für einen typischen Prozess in einem Self-Service-Publishing-System sieht in der Regel so aus:

Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter im Außendienst benötigen für eine Messe Visitenkarten. Statt diese zentral über ihre Grafikabteilung in Auftrag zu geben, können sie personalisierte Unterlagen bequem über ihren Webbrowser anfordern.

Über ein Marketingportal wählen sie aus allen verfügbaren Vorlagen die passende aus. Die Inhalte befüllen sich automatisch aus der zentralen Stammdatenverwaltung. So können unterschiedlichste Vorlagen binnen weniger Sekunden in Auftrag gegeben und direkt geordert werden.

Die Karten werden on demand vom Druckdienstleister produziert oder können z. B. als PDF-Datei heruntergeladen und versendet werden.

Ein Mann hält zwei per Self-Service-Publishing erstelle Visitenkarten in der Hand

Wie geht man ein Self-Service-Publishing-Projekt an?

In 3 Schritten zum erfolgreichen Self-Service-Publishing-System:

Analyse – Im Rahmen eines Workshops werden der Bedarf bzw. die Anforderungen an das System ausgewertet. Welche Systeme werden aktuell eingesetzt und wie wird der Kunde bestmöglich mit Informationen versorgt? An welchen Stellen kann der Einsatz eines Self-Service-Publishing-Systems den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bzw. Kundinnen und Kunden einen Mehrwert bieten und wie können Informationen zielgerichtet ausgespielt werden, um die eigenen Kommunikationsziele zu erreichen?
Beratung – Im Rahmen einer gemeinsamen Entwicklung von Szenarien werden neben Nutzer- und Rechtesystemen auch die eigentlichen Templates ausgearbeitet und eine User Story entwickelt – von der Kreation der Vorlage bis hin zur Ausspielung der Produktionsdaten an externe Dienstleister, wie z. B. eine Druckerei oder weiterführende Systeme.
Lösung – Nach Konzeption des Anwendungsszenarios wird im nächsten Schritt eine leistungsstarke Technologie zur Umsetzung benötigt.

Unser Fazit

Die Nutzung eines Self-Service-Publishing-Systems kann dabei helfen, Marketingbotschaften noch effektiver und effizienter zu konzipieren, zu kreieren und zielgerichtet auszuspielen.

Vor allem die massive Zeitersparnis gegenüber klassischen, manuellen Marketingprozessen zeichnet Self-Service-Publishing aus. So kann z. B. der Einsatz von Web-to-Print dazu führen, externe Dienstleister enger in Workflows einzubinden und somit eine nahtlose Kommunikation und höhere Prozesssicherheit zu erreichen.

Klingt kompliziert? Unsere Experten von netzwerk P können dich im Umgang mit Web-to-Print und Web-to-Publish-Projekten sicher ans Ziel führen. Unsere Lösung ist von mittelständischen Unternehmen und Konzernkunden erprobt.

Eine weichgezeichnete Person steht vor einem Whiteboard voller Post-ist und zeigt auf eine der Post-it Karten

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Warum Web-to-Publish das klassische Web-to-Print immer mehr verdrängt

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